Project Management: ¿Cómo cambiar de oficina de manera exitosa?

Son diversas las razones por las que una empresa decide mudarse. El cambio del espacio de trabajo responde, entre otros motivos, a la necesidad de una ampliación por el crecimiento de la compañía, un objetivo de ahorro o cambios en la estructura organizacional.

Es sabido que un nuevo espacio de trabajo puede transformar el rendimiento de una compañía y contribuir al éxito mediante la mejora en la interacción y el uso de los ambientes de trabajo.

De acuerdo a estudios de la University of Exeter (Reino Unido), los espacios de trabajo diseñados amigablemente pueden aumentar en un 17% la productividad.

Por otro lado, aunque la mudanza despierte entusiasmo, también puede convertirse en un motivo de estrés debido a las múltiples decisiones y minuciosidad que el proceso implica. Según indican desde Cushman & Wakefield, empresa global de servicios inmobiliarios corporativos, una de las ventajas de contar con una asesoría profesional es que se puede ahorrar alrededor de un 5% en la negociación de contratos por nuevas oficinas.

Si bien algunas empresas consideran que el cambio puede parecer simple, es posible encontrar ciertos obstáculos en el proceso de conseguir una oficina efectiva y funcional. Por ese motivo, cada vez cobra más importancia el servicio de Project Management, que se encarga de la gestión e implementación de proyectos corporativos para cumplir en tiempo y forma con los plazos y presupuestos establecidos.

Algunas de las etapas clave que se deben atravesar para lograr un proyecto exitoso son:

  1. Analizar las necesidades de la compañía con una fotografía de las condiciones en términos de espacio, forma de trabajo y presupuesto. En paralelo a la búsqueda de nuevas opciones, la empresa inmobiliaria ayudará a dejar el espacio actualmente ocupado en óptimas condiciones, anticipando posibles trabajos y costos de reparación.

 

  1. Alinear las necesidades de la compañía con las mejores opciones disponibles. Cuando haya que evaluar potenciales reparaciones y trabajos de construcción, se realizará un relevamiento exhaustivo y se negociará un acuerdo para lograr un contrato con total seguridad.

 

  1. Trabajar en el diseño de un espacio que supere las expectativas de los colaboradores de la compañía y genere impacto en los visitantes, con el foco puesto en obtener un entorno de mayor eficiencia según las tendencias actuales.

 

  1. Asesorar en la estrategia de contratación, a fin de elegir a los proveedores adecuados para la ejecución de la obra y garantizar la entrega dentro de los plazos y costos esperados.

 

  1. Monitorear para anticipar desvíos, ya que los proyectos de construcción implican riesgos que deberían ser manejables cuando se identifican a tiempo.

 

  1. Finalmente, coordinar la mudanza y ofrecer soporte durante los primeros días en el nuevo espacio de trabajo.

Contar con expertos 360 grados en soluciones inmobiliarias corporativas permite centralizar el control del proceso, así como asegurar que, desde las fases tempranas hasta la mudanza y adaptación al nuevo sitio de trabajo, las empresas estén acompañadas de profesionales que ahorrarán tiempo y dinero en este cambio.